กรอบการวิเคราะห์แบบ McKinsey 7S และ PEST
รูปแบบการวิเคราะห์สภาพแวดล้อม การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน (Internal Environment)
เป็นการวิเคราะห์ถึงแนวโน้มของตัวแปรปัจจัยที่เป็นจุดแข็ง (Strengths : S) และจุดอ่อน (Weaknesses : W) ที่หน่วยงานสามารถควบคุม/บริหารจัดการได้และมีอิทธิพลโดยตรง ที่แสดงถึงศักยภาพของหน่วยงานที่ส่งผลต่อการกําหนดกลยุทธ์ของหน่วยงาน การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน โดยสามารถใช้กรอบแนวคิดของ McKinsey 7S มาเป็นหลักในการวิเคราะห์
แนวคิดของ McKinsey 7S ได้รับการเผยแพร่เป็นครั้งแรกในปี ค.ศ.1980 โดย Robert Waterman , Tom Peter and Julien Phillips แนวคิดนี้ต้องการนำเสนอว่า ประสิทธิภาพของหน่วยงานเกิดจากความสัมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ 7 ประการของหน่วยงานว่า มีลักษณะและมีสภาพอย่างไร เพื่อการกำหนดกลยุทธ์ในหน่วยงาน โดยการประสานองค์ประกอบทั้ง 7 ประเด็นให้สอดคล้องประสานกัน ตัวแปรแต่ละตัวมีความสำคัญต่อการบริหารหน่วยงาน เริ่มตั้งแต่การกำหนดกลยุทธ์ การพิจารณาโครงสร้าง เป้าหมายของหน่วยงาน ระบบการดำเนินงาน ทักษะที่ใช้ในการทำงาน บุคลากร รูปแบบพฤติกรรมของบุคลากรและเป้าหมายที่ต้องการ โดยแนวคิดของ McKinsey 7S มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
- กลยุทธ์ขององค์กร (Strategy)
การบริหารเชิงกลยุทธ์เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้บริหารหน่วยงานตอบคำถามที่สำคัญ อาทิ หน่วยงานอยู่ที่ไหนในขณะนี้ หน่วยงานมีเป้าหมายอยู่ที่ไหน พันธกิจของหน่วยงานคืออะไร พันธกิจของหน่วยงานควรจะเป็นอะไร และใครเป็นผู้รับบริการของหน่วยงาน การบริหารเชิงกลยุทธ์จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง การบริหารเชิงกลยุทธ์จะช่วยให้หน่วยงานกำหนดและพัฒนาข้อได้เปรียบทางการแข่งขันขึ้นมาได้และเป็นแนวทางที่บุคลากรภายในองค์กรรู้ว่าจะใช้ความพยายามไปในทิศทางใดจึงจะประสบความสำเร็จ
- โครงสร้างองค์การ (Structure)
โครงสร้างที่ได้ตั้งขึ้นตามกระบวนการหรือหน้าที่ของงาน โดยมีการรับบุคลากรให้เข้ามาทำงานร่วมกันในฝ่ายต่างๆ เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ที่ตั้งไว้ หรือหมายถึง การจัดระบบระเบียบให้กับบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป เพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ เนื่องจากหน่วยงานในปัจจุบันมีขนาดใหญ่ การจัดองค์กรที่ดีจะมีส่วนช่วยให้เกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน ลดความซ้ำซ้อนหรือขัดแย้งในหน้าที่ ช่วยให้บุคลากรได้ทราบขอบเขตงานความรับผิดชอบ มีความสะดวกในการ
ติดต่อประสานงาน ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการบริหารจัดการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
- ระบบการปฏิบัติงาน (System)
ในการปฏิบัติงานตามกลยุทธ์ การวางระบบการทางาน การหมุนเวียนของงาน (Workflow Process) เพื่อให้บรรลุเป้าประสงค์ ตลอดจน การนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมาปรับใช้เพื่อให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ตามที่กำหนดไว้ นอกจากการจัดโครงสร้างที่เหมาะสมและมีกลยุทธ์ที่ดีแล้ว การจัดระบบการทำงาน (Working System) มีความสำคัญยิ่ง อาทิ ระบบบัญชี/การเงิน (Accounting/Financial System) ระบบพัสดุ (Supply System) ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology System) ระบบการติดตาม/ประเมินผล(Monitoring/Evaluation System)
- บุคลากร (Staff)
ทรัพยากรมนุษย์เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานขององค์กร องค์กรจะประสบความสำเร็จหรือไม่ ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management) การคัดเลือกทรัพยากรบุคลากรให้เหมาะสมกับการทำงาน ระบบการสร้างแรงจูงใจในการพัฒนาการทำงาน การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เป็นกระบวนการวิเคราะห์ความต้องการทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต โดยการตัดสินใจเกี่ยวกับบุคลากรนั้น ควรมีการวิเคราะห์ที่อยู่บนพื้นฐานของกลยุทธ์หน่วยงานที่เป็นสิ่งกำหนดทิศทางที่หน่วยงานจะดำเนินไปให้ถึง ซึ่งจะเป็นผลให้กระบวนการกำหนดคุณลักษณะและการคัดเลือก ตลอดจน การจัดวางบุคลากรได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น
- ทักษะ ความรู้ ความสามารถ (Skill)
ทักษะในการปฏิบัติงานของทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานสามารถแยกทักษะออกเป็น 2 ด้านหลัก คือ ทักษะด้านงานอาชีพ (Occupational Skills) เป็นทักษะที่จะทำให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานในตำแหน่งหน้าที่ได้ ตามหน้าที่ จากประสบการณ์ที่ได้ทำงานมาอย่างยาวนาน หรือ เป็นลักษณะงานที่รับผิดชอบ เช่น ด้านการเงิน ด้านบุคคล ด้านเทคนิค ซึ่งคงต้องอยู่บนพื้นฐานการศึกษาหรือได้รับการอบรมเพิ่มเติม ส่วนทักษะ ความถนัด หรือความชาญฉลาดพิเศษ (Aptitudes and Special talents) นั้นอาจเป็นความสามารถที่ทำให้บุคลากรนั้นๆโดดเด่นกว่าคนอื่น ส่งผลให้มีผลงานที่ดีกว่าและเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้รวดเร็ว ซึ่งองค์การคงต้องมุ่งเน้นในทั้ง 2 ความสามารถไปควบคู่กัน
- รูปแบบการบริหารจัดการ (Style)
แบบแผนพฤติกรรมในการปฏิบัติงานของผู้บริหารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างหนึ่งของสภาพแวดล้อมภายในหน่วยงาน พบว่า ความเป็นผู้นำจะมีบทบาทที่สำคัญต่อความสำเร็จหรือล้มเหลวของหน่วยงาน การสร้างโอกาสในมีส่วนร่วมในการตัดสินใจของทีมงาน การที่ผู้นำจะประสบความสำเร็จได้จะต้องวางโครงสร้างวัฒนธรรมองค์กรด้วยการเชื่อมโยงระหว่างความเป็นเลิศและพฤติกรรมทางจรรยาบรรณให้เกิดขึ้น
- ค่านิยมร่วม (Shared values)
ค่านิยมและบรรทัดฐานที่ยึดถือร่วมกันโดยสมาชิกของหน่วยงานที่ได้กลายเป็นรากฐานของระบบการบริหาร และวิธีการปฏิบัติของบุคลากรและผู้บริหารภายในองค์กร การแลกเปลี่ยนพื้นฐานความรู้ ประสบการณ์ในการทำงาน การวางข้อกำหนดซึ่งถือว่า เป็นนโยบายที่มีความเห็นร่วมกันและเป็นในทิศทางเดียวกันหรืออาจเรียกว่า วัฒนธรรมองค์กร รากฐานของวัฒนธรรมองค์กรคือ ความเชื่อ ค่านิยมที่สร้างรากฐานทางปรัชญา เพื่อทิศทางขององค์กร โดยทั่วไปแล้วความเชื่อจะสะท้อนให้เห็นถึงบุคลิกภาพและเป้าหมายของผู้ก่อตั้งหรือผู้บริหารระดับสูง ตลอดจนสมาชิกภายในหน่วยงาน ต่อมา ความเชื่อเหล่านั้นจะกำหนดบรรทัดฐาน เป็นพฤติกรรมประจำวันขึ้นมาภายในหน่วยงาน เมื่อค่านิยมและความเชื่อได้ถูกยอมรับทั่วทั้งหน่วยงานและบุคลากรกระทำตามค่านิยมเหล่านั้นแล้วหน่วยงานย่อมจะมีวัฒนธรรมที่เข้มแข็ง
กล่าวโดยสรุป การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายใน 7S เพื่อหาจุดแข็งและจุดอ่อนจะเน้นประเด็นใดประเด็นหนึ่งไม่ได้ ต้องวิเคราะห์ทุกประเด็นให้ครอบคลุมกระบวนการบริหารจัดการทั้งระบบ ทั้ง 7 ประเด็น เพราะเมื่อประเด็นใดประเด็นหนึ่งเกิดการเปลี่ยนแปลงย่อมจะส่งผลกระทบต่อประเด็นอื่นด้วย
PEST
การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอก (External Environment) เป็นการวิเคราะห์สภาพที่เป็นโอกาส (Opportunities) หรืออุปสรรค (Threats) โดยพิจารณาถึงแนวโน้มของปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อความคงอยู่และการขยายตัวของภารกิจหน่วยงาน มีทั้งปัจจัยที่เป็นโอกาสและปัจจัยที่เป็นอุปสรรคที่ส่งผลต่อการบริหารจัดการของหน่วยงานซึ่งไม่สามารถควบคุมได้หรือควบคุมได้ในระยะสั้น ๆ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกทางด้านการศึกษาสามารถใช้หลักการวิเคราะห์ที่เรียกว่า PEST ซึ่งมีปัจจัยที่ต้องนำมาวิเคราะห์ดังนี้
PEST คือ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมภายนอกหน่วยงาน นำปัจจัย 4 ด้านที่ส่งผลต่อการบริหารจัดการหน่วยงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ มาวิเคราะห์ ให้ความสําคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholders) ดังนี้
- ด้านการเมืองและกฎหมาย (Political and legal Factors : P) เป็นการวิเคราะห์ในเรื่องรัฐธรรมนูญ นโยบายรัฐบาล นโยบายกระทรวง ยุทธศาสตร์หน่วยเหนือและหน่วยงานต้นสังกัด กฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการหน่วยงาน ฯลฯ
- ด้านเศรษฐกิจ (Economic factors : E) เป็นการวิเคราะห์ในเรื่องสภาพและแนวโน้มเศรษฐกิจ สภาพเศรษฐกิจโดยรวม ระดับโลก ระดับชาติ ระดับภูมิภาค ระดับจังหวัด ภาวะทางการเงิน อัตราการว่างงาน อัตราการขยายตัวทางเศรษฐกิจ อัตราดอกเบี้ย และสถานการณ์การลงทุนต่างๆ ฯลฯ
- ด้านสังคมและวัฒนธรรม (Social – cultural Factors : S) เป็นการวิเคราะห์ในเรื่องโครงสร้างประชากร ระบบการศึกษา ค่านิยม ความเชื่อ วัฒนธรรม ขนบธรรมเนียมประเพณี แนวคิดอนุรักษ์ คุณภาพชีวิตการอนามัย สภาพและกระแสสังคมและชุมชนที่ล้อมรอบหน่วยงานความต้องการของประชาชน ปัญหาของสังคมเครือข่ายความร่วมมือระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ฯลฯ
- ด้านเทคโนโลยี (Technological Factors : T) เป็นการวิเคราะห์ในเรื่องความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เทคโนโลยีสารสนเทศ เทคโนโลยีการบริหาร ภูมิปัญญาท้องถิ่น นวัตกรรมต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของหน่วยงาน ฯลฯขอคำปรึกษาการวางแผนหรือทบทวนแนปฏิบัติการขับเคลื่อนองค์กร ฟรี
