3 ทางรอดจากปัญหาโครงสร้าง วัฒนธรรมแบบเจ้านายกับลูกน้อง
ปัญหาแรก เป็นปัญหาทางโครงสร้างองค์กร (Organizational Structure) คือ อุปสรรคที่ขัดขวางการทำงาน โดยมักเกิดจากลำดับชั้นที่ซับซ้อนเกินไป ขาดความชัดเจนของหน้าที่หรือระบบที่ล้าสมัย สิ่งเหล่านี้ส่งผลให้กระบวนการตัดสินใจล่าช้า การสื่อสารผิดพลาด และลดทอนประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขอองค์กร

สาเหตุมาจากองค์กรในประเทศไทยจำนวนมากยังมีวัฒนธรรมแบบเจ้านายกับลูกน้องที่เข้มข้นสูงมาก การตัดสินใจทุกอย่างกระจุกตัวอยู่ที่ผู้บริหารระดับสูง (Top-down) ทำให้กระบวนการทำงานล่าช้า บุคลากรระดับปฏิบัติการไม่กล้าคิดนอกกรอบหรือนำเสนอแนวคิด มุมมองใหม่ๆ เพราะเกรงและกลัวความผิดพลาด

สัญญาณเตือนภัยโครงสร้างองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ คือ การตัดสินใจล่าช้า กฎระเบียบและลำดับชั้นที่มากเกินไปทำให้การอนุมัติโครงการหยุดชะงัก ความรับผิดชอบซ้ำซ้อน บุคลากรไม่ทราบขอบเขตงานที่ชัดเจน (Job Description) นำไปสู่การเกี่ยงงานหรือทำงานซ้อนทับกัน การสื่อสารติดขัด ข้อมูลข่าวสารไหลเวียนช้าและไม่โปร่งใส ทำให้แต่ละส่วนทำงานของไม่สอดคล้องกัน ขวัญกำลังใจพนักงานลดลง ความเครียดสะสมจากความไม่ชัดเจนในสายงาน และอัตราการ Burn out สูงขึ้น การลาออกเพิ่มมากขึ้น

ทางออกของปัญหาก่อนตัดสินใจปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กร คือ

1. ปรับโครงสร้างองค์กรให้แบนราบขึ้น ลดขั้นตอนการอนุมัติ (Flat Structure)
Flat Organization (โครงสร้างองค์กรแบบราบ) หรือแบบร่วมสมัย (Contemporary structure)
จะเน้นการเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) เป็นระบบการทำงานที่เริ่มได้รับความนิยมและสอดคล้องกับองค์กรยุคใหม่ มีเอกลักษณ์ตรงการลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารกับบุคลากร มีผู้บริหารระดับต้นที่เป็นตัวกลางเพียงไม่กี่คนหรือไม่มีเลยเพื่อลดการควบคุมแบบลำดับขั้นให้น้อยที่สุด อีกทั้ง ยังมอบการตัดสินใจให้แก่บุคลากรสำหรับตัวงานที่พวกเขากำลังทำอยู่ โครงสร้างแบบราบนี้เหมาะสำหรับบริษัทขนาดกลางถึงขนาดเล็ก บริษัทด้านเทคโนโลยี

ข้อดีของ Flat Organization มีตั้งแต่ช่วยให้กระบวนการตัดสินใจรวดเร็วยิ่งขึ้น การแก้ปัญหาสามารถทำได้ด้วยคนเพียงไม่กี่คน ผู้บริหารและบุคลากรสื่อสารกันได้โดยตรง อีกทั้ง ยังลดความผิดพลาดในการสื่อสารได้ ช่วยลดงบประมาณการจ้างงานในตำแหน่งที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ การมอบอิสระให้กับบุคลากร ยังช่วยให้บุคลากรตั้งใจกับเนื้องานที่ทำมากกว่าการสร้างผลงานเพื่อให้ผู้บริหารพอใจ จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานและสร้างความรับผิดชอบของบุคลากรได้มากขึ้น

โครงสร้างองค์การแบบแนวนอนจะพบว่า ในองค์การจะมีการแบ่งงานกันทำ มีการกระจายงาน สายการบังคับบัญชา กฎระเบียบในองค์การน้อยและยืดหยุ่นมากกว่า การสื่อสารที่เกิดขึ้นในองค์การจะเน้นแบบตรงไปตรงมาและสามารถข้ามสายงานการสื่อสารได้ เน้นการทำงานเป็นทีมและการบูรณาการการทำงาน ความไม่เป็นทางการและมีการกระจายอำนาจการตัดสินใจให้กับบุคลากรระดับล่างสู่ผู้บริหารระดับบน ซึ่งส่งผลให้บุคลากรสามารถแสดงความคิดเห็นและความสามารถในการทำงานได้อย่างเต็มที่

ในด้านข้อควรระวัง เมื่อผู้บริหารมีหน้าที่ให้คำปรึกษาและทำงานร่วมกับบุคลากรทุกคนในบริษัท จึงมีโอกาสที่ผู้บริหารจะไม่สามารถจัดการบุคลากรได้อย่างทั่วถึง ซึ่งจะนำไปสู่การขาดความเชื่อมั่นระหว่างผู้บริหารและบุคลากร และนำมาสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดได้ อีกทั้ง อาจทำให้เกิดการไม่พูดคุยกันระหว่างคนทำงาน ซึ่งจะนำไปสู่ความซ้ำซ้อนของความคิด ขณะที่ปัญหาซึ่งเคยถูกเสนอหรือหาวิธีแก้ไขไปแล้ว ก็จะกลายเป็นการเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์

2. กระจายอำนาจในการตัดสินใจ (Empowerment)
การเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน (Empowerment) เป็นแนวคิดที่มีความซับซ้อนและกว้างขวางทั้งทางด้านจิตวิทยา สังคม การเมือง วัฒนธรรมและจริยธรรม ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในด้านการบริหาร
และพัฒนาองค์กรได้เป็นอย่างดี ซึ่งการเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน (Empowerment) นั้น ได้รับการส่งเสริมและให้ความสำคัญมานานแล้ว ในการศึกษาวิจัยในต่างประเทศ และมีผู้ให้คำนิยามความหมายของคำว่า
การเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน (Empowerment) กันไว้อย่างมากมาย ซึ่งตามพจนานุกรมภาษาอังกฤษ Longman Dictionary of Contemporary English (1987) ได้ให้ความหมายของการเสริมสร้างพลังอำานาจในงาน (Empowerment) ว่า “to give (someone) the power or legal right to do something” หมายถึง การมอบหมายหรือให้อำนาจหรือสิทธิให้แก่บุคคลใดบุคคลหนึ่งในการทำบางสิ่ง

การเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน (Empowerment) เป็นแนวคิดที่เข้ามามีบทบาทในองค์กรเป็น
อย่างมากในยุคของข้อมูลข่าวสารและการแข่งขันองค์กรและบุคคลที่มีศักยภาพสูงเท่านั้นจึงจะดำรงอยู่ได้และประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ดังนั้น จากความหมายของการเสริมสร้างพลังอำนาจในงานทั้งในบริบทของโครงสร้างด้านความสัมพันธ์และโครงสร้างด้านแรงจูงใจที่ได้กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่า การเสริมสร้างพลังอำนาจในงานในบริบทของโครงสร้างด้านความสัมพันธ์ เป็นเรื่องที่เน้นกระบวนการและการปฏิบัติเพื่อนำไปสู่การเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน แต่ถ้าเป็นบริบทของโครงสร้างด้านแรงจูงใจแล้ว การเสริมสร้างพลังอำนาจในงาน เป็นเรื่องของบุคคลที่ตระหนักรู้ด้วยตนเองว่าเขาได้รับการส่งเสริมหรือเสริมสร้างให้มีพลังอำนาจในงานที่เขารับผิดชอบอยู่ ซึ่งการเสริมแรงทางด้านจิตใจ ก็เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานมีความเชื่อมั่นในความสามารถในการปฏิบัติงานของตนเองที่จะทำให้งานประสบความสำเร็จ

การเสริมสร้างพลังอำนาจในงานในบริบทของโครงสร้างด้านแรงจูงใจ (Motivational Construct) พนักงานแต่ละคนขององค์กรรับรู้ถึงการส่งเสริมหรือเสริมสร้างให้มีพลังอำนาจในงานหรือไม่ เพราะสิ่งนี้เองจะนำไปสู่การก่อให้เกิดแรงจูงใจภายในงาน (Intrinsic Motivation) เกิดการพัฒนาระบบงาน และสร้างสภาพแวดล้อมในองค์กรที่เอื้อต่อการปฏิบัติงาน ซึ่งจะส่งผลสำคัญต่อความพึงพอใจในงาน ผลการปฏิบัติงานและส่งผลรวมต่อความผูกพันต่อองค์กร (Organizational Commitment) ในที่สุด

3.Psychological Safety สร้าง “พื้นที่ปลอดภัยทางจิตวิทยา” (Psychological Safety) ในองค์กรเชื่อมโยงกับมนุษยสัมพันธ์ (Human Relations) การสร้างความผูกพันให้กับบุคลากร (Employee Engagement) และแนวคิดองค์กรแห่งความสุข (Happy Workplace) เพื่อให้บุคลากรกล้าทดลองสิ่งใหม่โดยไม่ต้องกลัวการลงโทษหากล้มเหลว

แนวคิดพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจ เป็นการอธิบายถึงการรับรู้ของบุคลากรที่ส่งผลกระทบต่อความเสี่ยงอันจะเกิดขึ้นในบริบทของที่ทำงาน ซึ่งปัจจัยทางจิตใจ นับเป็นปัจจัยที่กำหนดสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของบุคลากร การมีพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจจึงเป็นเสมือนปัจจัยทางสังคมที่ส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์อื่นๆ อาทิ ความพึงพอใจในงาน ความผูกพันในงาน เป็นต้น การสร้างพื้นที่ความปลอดภัยทางจิตใจ (The Four Stages of Psychological Safety) ประกอบด้วย ขั้นตอนที่ 1 ความรู้สึกปลอดภัยที่ได้เป็นส่วนหนึ่ง (Inclusion Safety) ขั้นตอนที่ 2 ความรู้สึกปลอดภัยที่จะเรียนรู้ (Learner Safety) ขั้นตอนที่ 3 ความรู้สึกปลอดภัยที่จะลงมือทำ (Contributor Safety) และขั้นตอนที่ 4 ความรู้สึกปลอดภัยที่จะท้าทายสถานภาพที่เป็นอยู่ (Challenger Safety)

พื้นที่ความปลอดภัยทางจิตใจมีนัยสำคัญต่อความผูกพันของบุคลากรด้วยเช่นกัน การสร้างบรรยากาศให้สภาพแวดล้อมของการทำงานเป็นพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจที่ดีย่อมส่งผลต่อความผูกพันของบุคลากร หากบุคลากรมีความรู้สึกว่าตนเองสบายใจหรือปลอดภัยที่จะแสดงความคิดเห็น โดยปราศจากความวิตกกังวลหรือความหวาดกลัวว่าจะถูกลงโทษ

ความปลอดภัยทางจิตใจย่อมเป็นองค์ประกอบสำคัญที่กระตุ้นให้บุคลากรมีความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานและส่งเสริมความผูกพันของบุคลากรที่มีต่อองค์กรมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ทั้งหมดที่เกิดจากการมีพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบต่อ ประสิทธิภาพของงาน ความคิดสร้างสรรค์ ความยืดหยุ่น และการเรียนรู้ได้รับการพิสูจน์แล้วในการวิจัยตลอดหลายปีที่ผ่านมา

ในทางตรงกันข้าม หากองค์กรไม่มีพื้นที่ปลอดภัยทางจิตใจจะก่อให้เกิดผลกระทบด้านลบต่อความเป็นอยู่ที่ดีของบุคลากร รวมถึงความเครียด ความเหนื่อยหน่าย และการลาออก ตลอดจน ประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร