เงินเดือนนิดเดียว ต้องเหนื่อยให้น้อยที่สุด

เรากำลังก้าวสู่การเป็นคนไทยยุคประเทศไทย 4.0 ที่ต้องรู้จักทำน้อยได้มากไม่ใช่ทำมากแต่ได้ผลผลิตน้อย แต่มีคำถามจากคนไทยหลายล้านคนมากว่า เราจะทำอย่างไรให้เป็นคนทำน้อยได้มากล่ะ ผมขอเสนอแนะวิธีการทำงานให้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากจากหนังสือ เงินเดือนนิดเดียวต้องเหนื่อยให้น้อยที่สุด เขียนโดย อภิชาติ สิริผาติ

ทุกวันนี้ ดูเหมือนพวกเราหลายคนทำงานกันหนักมากขึ้นเรื่อย ๆ จนเหมือนกับว่า วันหนึ่งมีเวลาทำงาน 24 ชั่วโมงก็ยังไม่ค่อยพอแถมเหนื่อยก็เหนื่อย มาหาวิธีประหยัดพลังงานกันมากที่สุดดีกว่า จะได้คุ้มค่ากับเงินเดือนและแรงกายที่หมดเปลืองไป

ใช้คนอื่นทำงาน

รู้จักใช้หัวหน้าทำงาน เช่น การขอคำแนะนำหรือคำปรึกษา ซึ่งจะทำให้งานสำเร็จโดยไม่ต้องแก้ไขภายหลัง แต่การใช้หัวหน้างานทำงานนั้น เราต้องทำการบ้าน ต้องหาข้อมูลไปก่อนหรือมีความคิดเห็นอยู่ในใจเพื่อจะได้โต้ตอบได้ ไม่ใช่ไปขอความช่วยเหลือแบบว่างเปล่า ไม่มีอะไรในหัวสมองเลย

การใช้เพื่อนทำงานโดยการระดมสมอง (Brain storm) หรือการเรียกหลาย ๆ คนมาร่วมกันออกความคิดความเห็น นอกจากจะเหนื่อยน้อยลงแล้วยังทำให้งานมีความหลากหลายมากยิ่งขึ้นและอาจจะทำให้ได้งานที่ดีขึ้น ได้ฝึกการเป็นผู้นำ รวมถึงรู้จักเปิดโอกาสให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม ทำให้ได้รับการยอมรับและความร่วมมือมากขึ้น

ทำอะไรให้ง่าย ๆ สั้น ๆ

การใช้เทคนิคสร้าง short cut หรือ icon ตัวเชื่อมของไฟล์หรือโปรแกรมที่เราสร้างขึ้น ไฟล์งานที่ใช้บ่อย ๆ ไว้ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์ ทำให้เปิดไฟล์ได้เร็วมากขึ้นหรือเปิดโปรแกรมขึ้นมาแล้วตรงตามความต้องการการใช้งาน หากมีหลายไฟล์อาจจะสร้างเป็นโฟลเดอร์เอาไว้

สิ่งที่ทำให้หลายคนเสียเวลาในการทำงาน นอกเหนือจากการประชุมแล้ว อีกเรื่องที่สำคัญคือ การใช้เวลาหมดไปกับการโทรศัพท์ ต้องรู้จักใช้เวลาในการคุยโทรศัพท์ให้สั้นลง ทำให้มีเวลาทำงานมากขึ้น และมีเวลาเหลือสำหรับการพักผ่อนอีกด้วย อาจจะทำได้หลายวิธี เช่น รวบรวมเรื่องที่จะต้องพูดคุยแล้วโทรศัพท์ไปหาเพียงครั้งเดียวหรือเตรียมข้อมูลที่จะใช้ประกอบการพูดคุยไว้ให้พร้อม เป็นต้น

สิ่งที่น่าเบื่อและทำให้ไม่ค่อยมีเวลาทำงานหลัก เพราะเวลาทำงานหมดไปกับการประชุม ซึ่งโดยปกติทั่วไป 1 ใน 4 ของเวลาที่ใช้ในการประชุมหมดไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้เวลาทำงานหมดไปกับการประชุมจึงควรมีการกำหนดวาระการประชุม (agenda) ที่แน่นอน ชัดเจน อีกทั้ง ควรเตรียมเอกสารและข้อมูลการประชุมให้เรียบร้อย

จัดระเบียบตัวเอง

เวลาส่วนใหญ่ของการทำงานสูญเสียไปกับการหาเอกสาร หากมีการจัดเก็บแฟ้มเอกสารไม่ดีย่อมจะทำให้เสียเวลามากเมื่อต้องการใช้เอกสารนั้น ๆ ดังนั้น ต้องจัดระบบเอกสารให้ดี เช่น จัดเก็บตามเลขที่เอกสาร ตามลำดับความสำคัญ ประเภทเอกสาร หน่วยงานต้นเรื่อง เป็นต้น และควรทำดัชนีค้นหาไว้ที่แฟ้มแต่ละแฟ้มด้วย

ควรวางแผนการทำงานล่วงหน้าจะทำให้มีการคิดและมองสิ่งต่าง รอบคอบมากขึ้น และเลือกใช้วิธีที่ดีที่สุด เช่น วางแผนล่วงหน้าทั้งสัปดาห์จะช่วยให้การทำงานต่อเนื่องมากขึ้น

เขียนคู่มือการทำงานให้ตัวเอง การเขียนคู่มือการทำงานแบบง่าย ๆ เช่น ขั้นตอนการทำงาน เอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องจำเป็นต้องใช้ ปัญหาที่มักพบเจอ และวิธีการแก้ไขปัญหาการทำงานที่ผ่านมา หน่วยงานที่ต้องติดต่อ เป็นต้น ทั้งหมดนี้ย่อมจะช่วยให้การทำงานง่ายและรวดเร็วมากขึ้น โดยเฉพาะงานที่ไม่ได้ทำเป็นประจำทุกวันซึ่งอาจจะลืมขั้นตอน

ทิ้งเอกสารที่ไม่จำเป็นหรือไม่ได้ใช้ไปซะ งานที่ทำให้เสียเวลาเป็นวัน ๆ คือ การเคลียร์เอกสารต่าง ๆ ซึ่งมักจะมีเอกสารที่ไม่ได้ใช้แล้วปะปนอยู่กับเอกสารที่ใช้งานอยู่เป็นจำนวนมาก ดังนั้น เอกสารใดไม่ใช้ก็ทิ้งเสียเถอะหรือต้องเก็บเข้าแฟ้มใดก็เก็บเข้าเลย จะได้ไม่ต้องเสียเวลามาเก็บทีหลัง ซึ่งทำให้เสียเวลานานมากกว่า

เมื่ออ่านเอกสารรอบแรกแล้วมีข้อความสำคัญ เรื่องสำคัญ ประเด็นสำคัญที่ต้องใช้ให้ใช้ปากกา Maker ระบายเอาไว้หรือมีความคิดเห็นอะไรเพิ่มเติม เมื่อกลับมาดูอีกทีจะได้ไม่ต้องเสียเวลาอ่านใหม่หรือเสียเวลากับการหาข้อมูล

เปลี่ยนตัวเองก่อนเปลี่ยนคนอื่น

ก่อนเลิกงานสัก 15 นาที หาเวลานั่งทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นนับตั้งแต่เช้าถึงเย็น แล้ววิเคราะห์ดูว่า งานที่ทำไปวันนี้ มีวิธีใดบ้างที่จะทำให้เร็วมากขึ้น ง่ายขึ้น และเหนื่อยน้อยลง

ทุกสัปดาห์หรือเดือนลองทบทวนตนเองดูว่า เวลาที่หมดไปกับเรื่องการทำงานหมดไปกับเรื่องอะไรบ้าง การประชุม การโทรศัพท์ งานเอกสาร และสิ่งนั้นทำให้เกิดผลผลิตหรือผลงานหรือไม่ ทำอย่างไรให้เหนื่อยน้อยลงแต่ได้งานเหมือนเดิมหรือมากขึ้น และมีกิจกรรมใดควรตัดออกไปบ้าง

ความมีเสน่ห์จะช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้น มีคนให้ความร่วมมือในการทำงานมากขึ้น ลองหัดเติมเสน่ห์ให้ตัวเอง ด้วยการรู้จักรักษาความสัมพันธ์ ติดต่อกับผู้อื่นเสมอ

หากไม่เห็นด้วยหรือมีความคิดเห็นควรพูดออกไป ซึ่งจะเป็นข้อมูลให้คนอื่นมองเห็นหลาย ๆ ด้าน ถึงแม้จะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ แต่อย่างน้อย เราจะได้แสดงความสามารถและไม่โดนตำหนิภายหลังว่ารู้แล้วทำไมไม่พูด

การรู้ว่าตนเองต้องทำงานไหนก่อน งานไหนควรทำทีหลังย่อมจะทำให้เหนื่อยน้อยลงได้มาก เพราะการทำงานไม่สำคัญก่อนและต้องมาเร่งทำแข่งกับเวลาจะเป็นสิ่งที่สร้างความเครียด

หากเริ่มทำงานสิ่งใด พยายามทำให้สำเร็จไปเป็นอย่าง ๆ การทำงานที่เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา จะทำให้ไม่มีความต่อเนื่อง ลืมบางสิ่งบางอย่าง และอาจทำให้เบื่อได้ เพราะจะรู้สึกว่าไม่มีอะไรสำเร็จสักอย่างและทำให้ต้องเหนื่อยมากกว่าเดิมจากความไม่มีประสิทธิภาพ

ตั้งเป้าการทำงานประจำวัน ทำให้การทำงานสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมุ่งมั่นทำให้ได้ตามนั้น การที่สามารถทำอะไรให้สำเร็จได้ทุกวัน จะทำให้รู้สึกว่ามีความคืบหน้าทุกวันและความเบื่อหน่ายในการทำงานก็จะลดลง

พยายามฝึกพูดให้สั้น กระชับ ตรงประเด็น เข้าใจง่าย มีการสรุปสาระสำคัญ สามารถสื่อให้คนฟังเข้าใจอย่างถ่องแท้

เติมพลัง

จัดโต๊ะทำงานและจัดสภาพแวดล้อมให้ดี จะช่วยให้เราสดชื่นและมีพลังในการทำงานมากขึ้น

เริ่มต้นวันใหม่อย่างสดใส ทำให้เรามีพลังเต็มที่ในการทำงาน วิธีง่าย ๆ คือ การยิ้มให้คนอื่น

ลองเปลี่ยนตำแหน่งโต๊ะทำงานหรือตำแหน่งการวางคอมพิวเตอร์บนโต๊ะทำงานใหม่ จะทำให้รู้สึกเหมือนได้ห้องทำงานใหม่ มีพลังกลับมาใหม่ในทันที

อย่าทำงานเกินขีดจำกัดของตนเอง ต้องรู้จักหยุดพักเพื่อเติมพลังให้ตัวเอง เพราะการฝืนทำงานนอกจากจะรู้สึกเหนื่อยมากกว่าปกติแล้ว งานที่ได้ออกมาจะมีแนวโน้มที่ไม่ดีด้วย

ฝึกอ่านหนังสือ เข้าอบรมสัมมนาต่างๆ การแลกเปลี่ยนความรู้กับคนอื่นโดยเฉพาะคนที่เก่งกว่าเราเพื่อจะได้เรียนรู้จากเขา ฝึกลับสมองบ่อย ๆ เป็นการเพิ่มรอยหยักให้สมอง เพราะสมองจะเป็นสิ่งสำคัญที่จะสร้างมูลค่าเพิ่มให้ตัวเองทำงานน้อยลงแต่รายได้มากขึ้น

อย่ามัวแต่บ่นเบื่องาน พยายามมองหาสิ่งดี ๆ ที่งานนั้นให้เราแทน เช่น ทำให้เราได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ หรือเปิดโอกาสให้เราได้สร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ขึ้นมาเอง ซึ่งเป็นโอกาสได้สร้างผลงานด้วย

เบ็ดเตล็ด

ความคิดดี ๆ เกิดขึ้นได้ทุกที่ ลองพกสมุดโน้ตเล็ก ๆ หรือพ็อกเก็ตพีซีไว้เสมอ สำหรับเวลาที่เกิดไอเดียขึ้นหรือมีข้อมูลสำคัญอื่น ๆ จะทำให้งานสบายมากขึ้น ได้งานมากขึ้นแต่เหนื่อยน้อยลง

วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้เราเหนื่อยน้อยลงและทำงานได้เร็วมากขึ้น โดยการแลกเปลี่ยนงานระหว่างเพื่อนร่วมงานในงานที่แต่ละคนทำได้ดีกว่า เช่น อาจให้พนักงานธุรการที่ใช้โปรแกรม power point เก่ง ๆ มาช่วยทำ presentation ให้ ในขณะที่เราไปช่วยแปลภาษาเอกสารภาษาอังกฤษให้ ซึ่งแต่ละคนจะได้ปีระโยชน์จาก การที่ไม่ต้องเสียเวลาไปกับงานที่ตนเองไม่ถนัด

อยากเหนื่อยน้องลงต้องพยายามสร้างทีมงานหรือลูกน้องให้เก่งที่สุด ซึ่งเมื่อทีมงานเก่งย่อมจะสามารถช่วยงานประจำของเราได้มาก เราจะได้มีเวลาควบคุมคุณภาพ สร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ เพื่อที่จะได้คิดหาวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพและเป็นการเพิ่มโอกาสในการเติบโตในหน้าที่การงานของเรามากขึ้นด้วย

สร้างเครือข่ายเป็นสิ่งที่สามารถช่วยให้การทำงานง่ายและราบรื่นขึ้นได้มาก คือ การที่มีคนรู้จักในหน่วยงานหรือหน่วยงานอื่น ๆ จำนวนมาก ๆ ซึ่งคนรู้จักอาจเป็นการเปิดโอกาสให้เราได้เข้าถึงข้อมูลที่ต้องการ เข้าถึงคนที่เป็นคนตัดสินใจ ได้นำเสนอความคิดหรืออื่น ๆ อย่าละเลยที่จะเปิดโอกาสตัวเองให้รู้จักคนอื่นเมื่อมีโอกาส